International workforce – Requirements and verification
De nos jours, le secteur utilise une part croissante de main-d’œuvre étrangère. Dans le même temps, chaque sous-traitant et chaque individu doit être en mesure de démontrer que les bons documents, tels que le certificat A1, le permis de travail, le détachement, etc., sont remis. Bon nombre d’entreprises manipulent des copies papier et des e-mails, ce qui entraîne des délais de traitement longs, une administration inutile et le risque d’amendes en cas de documents manquants.
Grâce à la solution International workforce – Requirements and verification de SSG, vous bénéficiez d’un support numérique qui vous permet de définir les exigences de l’entreprise et individuelles, de rassembler et de valider les documents nécessaires, et d’obtenir une visibilité en temps réel sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Registre individuel numérique
Tous les certificats A1, permis de travail, détachements et autres documents sont téléchargés et stockés dans un registre sécurisé. Le tableau de bord indique instantanément quelles personnes sont approuvées ou n’ont pas de documents critiques, et vous pouvez exporter un rapport complet pour un audit ou un contrôle réglementaire.
Rappels automatiques
Le système génère des listes de tâches dynamiques basées sur l’état des documents de chaque sous-traitant et envoie des rappels automatiques lorsque les certificats arrivent à échéance ou sont manquants. Il en résulte une réduction des tâches manuelles et une répartition claire des responsabilités.
Gestion des exigences tout au long de la chaîne
Vous pouvez définir toutes les exigences de l’entreprise et individuelles et les transmettre automatiquement aux sous-traitants. Cela permet de fournir une liste d’exigences uniforme, d’éliminer les doubles enregistrements et de garantir que chaque partie de la chaîne répond aux mêmes normes.
Comment ça marche ?
- Définir les exigences : Indiquez les exigences de l’entreprise et individuelles qui s’appliquent à votre projet.
- Inviter des fournisseurs : Ils reçoivent une invitation, voient les exigences et téléchargent leurs documents.
- Validation automatisée : Le système vérifie que le certificat A1, le permis de travail, le détachement et les autres documents sont valides.
- Accès : Les personnes approuvées reçoivent un accès, tandis que les personnes refusées reçoivent une notification automatique.
- Suivi en temps réel : Un tableau de bord affiche l’état actuel et des rappels sont envoyés avant l’expiration du certificat.
Exigences accrues en matière de contrôle
Avec le durcissement de la législation et l’augmentation du nombre de travailleurs détachés, il devient de plus en plus important d’effectuer un contrôle numérique complet des certificats et des documents. Malgré la volonté de faire ce qu’il faut, la gestion fragmentée du papier constitue bien souvent un obstacle. C’est la raison pour laquelle SSG, en collaboration avec le secteur, investit dans de nouvelles fonctionnalités pour répondre à ces besoins de contrôles automatisés des antécédents, de meilleure visibilité et d’adaptations aux futures directives européennes, afin que nos clients disposent toujours des outils nécessaires pour relever les défis réglementaires actuels et futurs.
Le site moyen affiche un coût annuel de 900 000 SEK pour la gestion, les documents, c’est-à-dire toute l’administration qui concerne la main-d’œuvre internationale*.
*Sur la base du temps estimé, du nombre de personnes impliquées et de notre estimation de l’impact actuel. Concerne uniquement les efforts administratifs – les autres effets (par ex. risque, conformité, arrêt du flux ou engagement du sous-traitant) ne sont pas inclus et peuvent augmenter le bénéfice total.
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