Internationale Arbeitskräfte – Anforderungen und Kontrolle
In der Industrie wird heutzutage ein immer größerer Anteil ausländischer Arbeitskräfte eingesetzt. Gleichzeitig muss jeder Auftragnehmer und jeder Mitarbeiter einer Fremdfirma nachweisen können, dass die richtigen Dokumente wie A1-Bescheinigungen, Arbeitserlaubnisse, Entsendebescheinigungen usw. vorgelegt wurden. Viele Unternehmen machen dies weiterhin manuell, mit Papierkopien und E-Mails, was zu langen Bearbeitungszeiten, unnötigem Verwaltungsaufwand und einem Risiko hinsichtlich Sanktionen bei fehlenden Dokumenten führt.
Mit der Lösung von SSG Internationale Arbeitskräfte – Anforderungen und Kontrolle erhalten Sie eine digitale Unterstützung, mit der Sie sowohl Unternehmens- als auch individuelle Anforderungen definieren, die erforderliche Dokumentation sammeln und validieren sowie Echtzeit-Einblicke in die gesamte Lieferkette erhalten können.
Digitales Personenregister
Alle A1-Bescheinigungen, Arbeitserlaubnisse, Entsendebescheinigungen und sonstigen Dokumente werden hochgeladen und sicher in einem Register gespeichert. Das Dashboard zeigt sofort an, welche Personen bestanden haben oder welche kritischen Dokumente fehlen, und Sie können einen vollständigen Bericht für Audits oder behördliche Kontrollen exportieren.
Automatische Erinnerungen
Das System erstellt dynamische „To-Do-Listen“ basierend auf dem Dokumentenstatus jedes Mitarbeiters einer Fremdfirma und sendet automatische Erinnerungen, wenn Bescheinigungen ablaufen oder fehlen. Das Ergebnis sind weniger manuelle Aufgaben und eine klare Zuständigkeitsverteilung.
Anforderungsmanagement in der gesamten Prozesskette
Sie können alle Unternehmens- und individuellen Anforderungen definieren und diese automatisch auf Subunternehmer übertragen. Dadurch wird eine einheitliche Anforderungsliste erstellt, Doppelregistrierungen werden vermieden und sichergestellt, dass alle Glieder in der Prozesskette den gleichen Standard erfüllen.
Und so funktioniert’s
- Anforderungen definieren: Geben Sie an, welche Unternehmens- und Einzelanforderungen für Ihr Projekt gelten.
- Lieferanten einladen: Diese erhalten eine Einladung, sehen die Anforderungen und laden ihre Dokumente hoch.
- Automatische Validierung: Das System prüft, ob A1-Bescheinigungen, Arbeitserlaubnisse, Entsendebescheinigungen und andere Dokumente gültig sind.
- Zutritt: Genehmigte Personen erhalten Zutritt, während Personen, denen der Zutritt verweigert wurde, eine automatische Benachrichtigung erhalten.
- Nachverfolgung in Echtzeit: Ein Dashboard zeigt den aktuellen Status an und sendet Erinnerungen, bevor Zertifikate ablaufen.
Erhöhte Kontrollanforderungen
Angesichts strengerer Gesetze und einer steigenden Zahl von entsandten Arbeitnehmern wird eine umfassende digitale Kontrolle von Bescheinigungen und Dokumenten immer wichtiger. Auch wenn der Wille da ist, das Richtige zu tun, wird das fragmentierte Papiermanagement oft zu einem Hindernis. Deshalb investiert SSG gemeinsam mit der Industrie in neue Funktionen, um diesen Anforderungen im Hinblick auf automatisierte Hintergrundprüfungen, verbesserte Transparenz und Anpassungen an zukünftige EU-Richtlinien gerecht zu werden – damit unsere Kunden immer über die erforderlichen Tools verfügen, um die regulatorischen Herausforderungen von heute und morgen zu bewältigen.
Eine durchschnittliche Anlage hat jährliche Kosten in Höhe von 900 Tsd. SEK für das Dokumentenmanagement – d. h. alle administrativen Dinge, die internationale Arbeitskräfte betreffen.*
*Basierend auf dem geschätzten Zeitaufwand, der Anzahl der Beteiligten und der von uns derzeitig geschätzten Leistung. Bezieht sich nur auf den Verwaltungsaufwand – andere Auswirkungen (z. B. Risiko, Compliance, Unterbrechung des Workflows oder Verpflichtungen des Mitarbeiters einer Fremdfirma) sind nicht enthalten und können die Gesamtleistung verändern.
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