Międzynarodowa siła robocza – definiowanie wymagań i ich weryfikacja
Obecnie coraz więcej firm zatrudnia pracowników pochodzących z innych krajów. Jednocześnie każdy wykonawca i każda osoba musi być w stanie wykazać, że posiada wszystkie odpowiednie dokumenty, takie jak zaświadczenie A1 potwierdzające ubezpieczenie pracownika, zezwolenie na wykonanie pracy, oddelegowanie itp. Wiele firm obsługuje ten proces ręcznie, korzystając z dokumentów papierowych i poczty elektronicznej, co wiąże się z długim czasem przetwarzania, niepotrzebną pracą administracyjną i ryzykiem kar w przypadku braku dokumentów.
Oferowana przez SSG usługa „Międzynarodowa siła robocza – definiowanie wymagań i ich weryfikacja” zapewnia cyfrowe wsparcie, które umożliwia zdefiniowanie wymagań zarówno wobec firmy, jak i jednostek, gromadzenie i walidację niezbędnej dokumentacji oraz uzyskanie wglądu w czasie rzeczywistym w całym łańcuchu dostaw.
Cyfrowy rejestr osób
Wszystkie zaświadczenia o ubezpieczeniu A1, zezwolenia na wykonanie pracy, oddelegowania i inne dokumenty są przesyłane i przechowywane w bezpiecznym rejestrze. Pulpit nawigacyjny natychmiast pokazuje, które osoby mają komplet niezbędnych dokumentów i którym brakuje dokumentów, a pełen raport można eksportować do celów audytu lub kontroli urzędowej.
Automatyczne przypomnienia
System generuje dynamiczne listy zadań w oparciu o status dokumentów każdego wykonawcy i wysyła automatyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie upływu ważności lub brakujących zaświadczeniach. W efekcie pracownicy mają mniej pracy i wyraźnie wiadomo kto jest odpowiedzialny za konkretne zadanie.
Zarządzanie wymaganiami w całym łańcuchu
Rozwiązanie umożliwia zdefiniowanie wszystkich wymagań wobec firmy i pracownika oraz przekazanie ich automatycznie podwykonawcom. Zapewnia to spójną listę wymagań, eliminuje podwójną rejestrację i zapewnia, że każda strona w łańcuchu spełnia takie same standardy.
Zasada działania
- Zdefiniuj wymagania: Określ wymagania wobec firmy i indywidualne, które obowiązują w przypadku konkretnej pracy.
- Zaproś dostawców: Dostawcy otrzymują zaproszenie, mogą przejrzeć wymagania i przesłać dokumenty.
- Automatyczna weryfikacja: System sprawdza, czy zaświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu A1, zezwolenie na wykonanie pracy, oddelegowanie i inne dokumenty są ważne.
- Wstęp: Osoby, które przeszły weryfikację, automatycznie otrzymują prawo wstępu, natomiast osoby odrzucone otrzymują powiadomienie.
- Monitorowanie w czasie rzeczywistym: Pulpit nawigacyjny pokazuje aktualny status i wysyła przypomnienia przed wygaśnięciem certyfikatu.
Zwiększone wymagania w zakresie kontroli
W miarę zaostrzania przepisów i wzrostu liczby oddelegowanych pracowników coraz ważniejsza staje się wszechstronna, cyfrowa kontrola zaświadczeń i dokumentów. Jeśli obrotem dokumentów zajmuje się kilka osób i nie ma wspólnego rejestru, mimo szczerych chęci spełnienie wymogów często jest trudne. Dlatego SSG wraz z innymi podmiotami inwestuje w nowe funkcje, dzięki którym kontrola dokumentów będzie odbywała się automatycznie w tle, odpowiedzialni pracownicy będą mieli lepszy przegląd dokumentów, a cały system będzie można na bieżąco dostosowywać do zmieniających się wymagań unijnych, tak aby nasi klienci mieli zawsze narzędzie pozwalające im sprostać obecnym, jak i przyszłym wymaganiom regulacyjnym.
Statystycznie zakład ponosi roczne koszty w wysokości 900 tys. SEK związane z obsługą dokumentów, czyli wszystkimi czynnościami administracyjnymi związanymi z międzynarodową siłą roboczą*.
*Dane w oparciu o szacowany czas, liczbę zaangażowanych osób i szacowany obecny wpływ. Dotyczy tylko pracy administracyjnej – inne skutki (np. ryzyko, zgodność, zatrzymanie przepływu lub zobowiązanie wykonawcy) nie są uwzględnione i mogą zwiększyć ogólne korzyści.
Chcesz wiedzieć więcej?
Prześlij swoje dane kontaktowe, a wkrótce się odezwiemy