International workforce – Requirements and verification
Hoje em dia, a força de trabalho da indústria está a tornar-se cada vez mais internacional. Ao mesmo tempo, cada empreiteiro e cada pessoa deve ser capaz de demonstrar que a documentação necessária - como certificados A1, autorizações de trabalho, documentos de publicação e similares - está em ordem. Muitas empresas manuseiam isto manualmente através de cópias em papel e email, o que leva a longos tempos de processamento, trabalho administrativo desnecessário e ao risco de penalizações quando faltam documentos.
Com a solução da SSG, International Workforce - Requirements and Compliance, obtém apoio digital que lhe permite definir requisitos específicos da empresa e individuais, recolher e validar a documentação necessária e obter visibilidade em tempo real em toda a cadeia de fornecimento.
Registo individual digital
Todos os certificado A1, autorizações de trabalho, documentos de publicação e outros documentos são carregados e armazenados em segurança num registo. O painel de controlo mostra instantaneamente quem está aprovado ou em falta de documentos importantes e pode exportar um relatório completo para auditoria ou controlo regulamentar.
Lembretes automáticos
O sistema cria "listas de tarefas" dinâmicas com base no estado do documento de cada contratado e envia lembretes automáticos quando os certificados estão prestes a expirar ou em falta. O resultado são menos tarefas manuais e uma divisão limpa das responsabilidades.
Gestão de requisitos ao longo de toda a cadeia
Pode definir todos os requisitos da empresa e individuais e aplicá-los automaticamente à empresa subcontratada. Isto fornece uma lista padronizada de requisitos, elimina entradas duplicadas e garante que todas as partes da cadeia cumprem a mesma norma.
Como é que funciona?
- Definir requisitos: Indique os requisitos da empresa e individuais que se aplicam ao seu projeto.
- Convidar fornecedores: Receberão um convite, reverão os requisitos e carregarão os seus documentos.
- Validação automática: O sistema verifica se os certificados A1, as autorizações de trabalho, os documentos de lançamento e outros documentos são válidos.
- Acesso: As pessoas aprovadas recebem acesso, enquanto as rejeitadas recebem uma notificação automática.
- Monitorização em tempo real: Um painel mostra o estado atual e são enviados lembretes antes de o certificado expirar.
Maiores requisitos de conformidade
À medida que os regulamentos se tornam mais rigorosos e o número de trabalhadores destacados aumenta, a verificação digital abrangente de certificados e documentos está a tornar-se cada vez mais importante. Apesar do desejo por fazer a coisa certa, o processo tradicional de gestão de papel torna-se frequentemente um obstáculo. É por isso que a SSG está a fazer parcerias com a indústria para investir em novas funcionalidades concebidas para responder a estas necessidades de verificação automatizada de antecedentes, melhor visibilidade e adaptações às futuras diretivas da UE - para que os nossos clientes tenham sempre as ferramentas de que necessitam para enfrentar os desafios regulamentares de hoje e de amanhã.
Em média, as instalações incorrem em custos anuais de cerca de 900.000 SEK para manuseamento e documentação - ou seja, todas as tarefas administrativas relacionadas com o trabalho internacional*.
*Com base no tempo estimado necessário, no número de pessoas envolvidas e na nossa avaliação atual do impacto. Refere-se apenas ao trabalho administrativo - outros efeitos (por exemplo, risco, conformidade, interrupções do fluxo de trabalho ou obrigações do contratado) não estão incluídos e podem aumentar os benefícios gerais.
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