SSG:s arbetsmiljörådgivare Ida Karlsson har sammanställt flera praktiska tips om hur ni lyckas skapa en fungerande arbetsmiljö.
Att omsätta lagar och regler till konkret praktik på arbetsplatser är en utmaning som berör både arbetsgivare och anställda. Regler syftar till att skapa en säker och hälsosam arbetsmiljö, men för att de ska fungera i verkligheten krävs mer än bara efterlevnad av lagtexten.
En ny rapport, "När regler ska bli praktik" från Myndigheten för arbetsmiljökunskap (MYNAK), analyserar hur företag och organisationer lyckas med detta och vilka faktorer som påverkar genomförandet. Det övergripande syftet med kunskapssammanställningen var att sammanfatta befintlig europeisk forskning om hur arbetsplatser utifrån gällande lagstiftning och regelverk arbetar med arbetsmiljöfrågor
Reglernas väg från teori till praktik
I rapporten kan man läsa att en av de största utmaningarna vid implementering av regler är att översätta juridiska krav till konkreta arbetsrutiner. När regler inte fungerar beror det ofta på att de inte är anpassade efter den verkliga arbetsmiljön. Att förstå och tillämpa regler kräver samverkan mellan arbetsgivare, anställda och myndigheter.
Rapporten lyfter fram fyra centrala teman som avgör hur regler blir en del av vardagen på arbetsplatser:
- Från lagtext till praktik: Regler måste omvandlas till tydliga och anpassade instruktioner för att bli begripliga och genomförbara. Ett av de största hindren för att regler ska fungera är att de är för abstrakta och svåra att översätta till konkreta arbetsuppgifter.
- Kontextens betydelse: En regel kan tolkas och tillämpas på olika sätt beroende på företagets storlek, bransch och arbetskultur. Små företag har ofta begränsade resurser för att hantera arbetsmiljöfrågor jämfört med stora organisationer, där strukturer och processer är mer utvecklade.
- Strukturens betydelse: Hur en arbetsplats är organiserad har stor betydelse för hur väl regler efterlevs. Företag som arbetar systematiskt med arbetsmiljö och har tydliga rutiner tenderar att vara bättre på att omsätta regler till praktik.
- Sociala relationers betydelse: Regler fungerar inte i ett vakuum – de behöver förankras i organisationens kultur och accepteras av de som ska följa dem. Om anställda inte ser nyttan med regler eller upplever att de är påtvingade utan förklaring, finns en risk att de ignoreras. Här är nyckelfaktorer kommunikation och ledarskap samt delaktighet och engagemang.
Så skapas en fungerande arbetsmiljö – fem praktiska tips
För att effektivt omsätta regler till praktik krävs genomtänkta strategier och en förståelse för arbetsplatsens unika förutsättningar. Här är fem konkreta tips:
- Gör reglerna begripliga och relevanta
Undvik juridiskt och tekniskt språk. Anpassa reglerna till arbetsplatsens specifika situation och använd exempel som anställda kan relatera till.
- Skapa en kultur av säkerhet och regelefterlevnad
Ledarskapet spelar en nyckelroll. När chefer föregår med gott exempel och visar att regler är viktiga skapas en kultur där säkerhet och efterlevnad blir en självklar del av arbetet.
- Anpassa reglerna till den specifika arbetsmiljön
Standardiserade riktlinjer är viktiga, men det behövs också anpassningar som tar hänsyn till arbetsplatsens specifika risker och utmaningar.
- Involvera de anställda i implementeringen
När medarbetarna får vara med och utveckla rutiner och arbetsmetoder ökar både förståelsen och engagemanget för att följa reglerna.
- Följ upp och utvärdera regelarbetet kontinuerligt
Regler och rutiner behöver regelbundna uppföljningar och förbättringar för att förbli relevanta och effektiva. Genom att samla in feedback från de anställda kan arbetsplatsen identifiera förbättringsområden.
Och slutligen;
Att omsätta regler i praktiken är en process som kräver både tydlighet och engagemang. Genom att anpassa reglerna till arbetsplatsens verklighet, skapa en stark säkerhetskultur och involvera medarbetarna i arbetet kan företag inte bara uppfylla lagkraven utan också skapa en mer hållbar och säker arbetsmiljö.
Läs rapporten i sin helhet här.
Relaterat innehåll:
