Visselblåsarpolicy

På SSG Standard Solutions Group AB strävar vi efter att ha en öppen och transparent arbetsplats där missförhållanden inte ska förekomma.

Vid misstanke om pågående eller tidigare missförhållanden ska det vara enkelt och tryggt att säga ifrån. Därför finns tydliga och säkra vägar för att rapportera misstänkta förhållanden. Genom att göra det enkelt att rapportera, värnar vi tillsammans om att främja medarbetarnas, kundernas och allmänhetens förtroende för oss.

Definitioner

• GDPR: Dataskyddsförordningen ((EU) 2016/679), som är en europeisk förordning som reglerar behandlingen av personuppgifter och det fria flödet av sådana uppgifter inom Europeiska Unionen. 
• Visselblåsardirektivet: Direktiv 2019/1936 om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden av unionsrätten.
• Visselblåsarlagen: Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. 
• Missförhållanden: Handlande eller underlåtenheter som framkommit i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram.
• Rapportering: Muntligt eller skriftligt lämnande av information om missförhållanden. 
• Intern rapportering: Muntligt eller skriftligt tillhandahållande av information om missförhållanden inom ett företag i den privata sektorn.
• Extern rapportering: Muntligt eller skriftligt tillhandahållande av information om missförhållanden till den/de behöriga myndigheterna.
• Offentliggörande eller offentliggöra: Att göra information om missförhållanden tillgänglig för allmänheten.
• Rapporterande person: En fysisk person som rapporterar eller offentliggör information om missförhållanden som förvärvats i samband med dennes arbetsrelaterade verksamhet.
• Repressalie: Varje direkt eller indirekt handling eller underlåtenhet som sker i ett arbetsrelaterat sammanhang och som föranletts av intern eller extern rapportering eller av ett offentliggörande, och som ger upphov till eller kan ge upphov till oberättigad skada för den rapporterande personen.
• Uppföljning: Varje åtgärd som vidtas av mottagaren av en rapport för att bedöma riktigheten i de påståenden som framställs i rapporten och, i förekommande fall, för att hantera den rapporterade överträdelsen, inbegripet genom åtgärder som interna undersökningar, utredningar, lagföring, åtgärder för att återkräva medel och att lägga ner förfarandet.
• Återkoppling: Tillhandahållande till rapporterande personer (“visselblåsare”) av information om de åtgärder som planeras eller som har vidtagits som uppföljning och om grunderna för sådan uppföljning.

1.  Vem kan visselblåsa?

Du kan visselblåsa och erhålla skydd från visselblåsarlagen om du är arbetstagare, volontär, praktikant och verksam aktieägare. Även personer som på något annat sätt utför arbete under vår ledning eller kontroll, samt ingår i våra förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan.

Entreprenörer, underentreprenörer och leverantörer till oss som fått reda på missförhållanden inom företaget kan även rapportera. Du kan också rapportera om missförhållanden om ditt arbetsrelaterade förhållande med oss har avslutats, eller om det ännu inte har påbörjats.

2. Vad kan jag visselblåsa om?

Vid misstanke om ett möjligt missförhållande, lag- och/eller regelbrott uppmanar vi dig att rapportera detta till oss som ett visselblåsningsärende. Vid rapporteringen är det av vikt att du vid tidpunkten för denne hade rimliga skäl att tro att den information om missförhållanden som rapporterades var sann. Vid bedömningen av om rimliga skäl förelegat ska omständigheter och information som varit dig tillhanda vid rapporteringstidpunkten ligga till grund för om du kan ha antagit att missförhållandet varit sant. Kraven ovan måste uppfyllas för att du ska få skydd enligt visselblåsarlagen.

2.1 Missförhållanden av allmänintresse

Du kan rapportera information om missförhållande framkomna i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram. Vid andra typer av personliga klagomål som inte har ett allmänintresse av att de kommer fram, exempelvis tvister eller klagomål angående arbetsplatsen eller arbetsmiljön, uppmanar vi dig att i stället ta kontakt med din närmsta chef, HR eller annan lämplig ansvarig person. Detta för att säkerställa att dessa ärenden bereds på bästa möjliga sätt.

2.2 Missförhållande som strider mot EU-rätten

Dessutom finns möjligheten att rapportera information om missförhållanden framkomna i ett arbetsrelaterat sammanhang som strider mot EU-rättsliga rättsakter eller bestämmelser. Misstänker du att detta förekommer, läs då gärna visselblåsarlagen 2 § och visselblåsare direktivets tillämpningsområde i artikel 2 och bilaga del 1 för tillämpliga lagar.

3. Hur rapporterar jag?

3.1 Skriftlig rapportering

Du anmäler ditt ärende anonymt genom vår digitala tjänst Hailey HR.

Beskriv gärna vad som hänt så ingående som möjligt, för att vi ska kunna säkerställa att lämpliga åtgärder kan tillämpas.

3.1.1 Känsliga personuppgifter

Undvik att ta med känsliga personuppgifter om personer nämnda i din rapport ifall det inte är nödvändigt för att kunna beskriva ditt ärende. Känsliga personuppgifter är uppgifter om; etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter som används för att entydigt identifiera en person.

3.1.2 Anonymitet

Du kan vara anonym under hela processen utan att det påverkar ditt rättsliga skydd men du har även möjlighet att tillkännage din identitet under strikt konfidentialitet. Anonymitet kan i vissa fall försvåra ärendets uppföljningsmöjligheter och de åtgärder vi kan utföra, men i sådant fall kan vi även senare be dig att under strikt konfidentialitet tillkännage din identitet senare.

3.1.3 Uppföljning & inlogg

När en rapport skickas in får SSG ärendehanterare ett e-postmeddelande med information om rapporten. Du som visselblåsare får också ett mejl med information om vad som händer härnäst – förutsatt att en e-postadress har angetts.

Du som visselblåsare får återkoppling inom två veckor huruvida ärendet är en visselblåsning eller inte. Om ärendet kvalificerar sig som en visselblåsning får du som rapporterar också återkoppling om en eventuell åtgärd.

4. Vilka är mina rättigheter?

4.1 Rätt till konfidentialitet

Under ärendets handläggning kommer det säkerställas att din identitet som rapporterande person behandlas konfidentiellt och att åtkomst till ärendet förhindras för obehörig personal. Vi kommer inte att avslöja din identitet utan ditt samtycke om gällande lagstiftning inte tvingar oss och vi kommer säkerställa att du inte utsätts för repressalier.

4.2 Skydd mot repressalier

Vid visselblåsning föreligger det skydd mot negativa konsekvenser från att ha rapporterat ett missförhållande, i form av ett repressalieförbud. Skyddet mot repressalier gäller även i relevanta fall för personer på arbetsplatsen som bistår den rapporterande personen, dina kollegor och anhöriga på arbetsplatsen, och juridiska personer som du äger, arbetar för eller annars har anknytning till.

Detta innebär att hot om repressalier och försök till repressalier inte är tillåtna. Exempel på sådana är ifall du skulle bli uppsagd, få ändrade arbetsuppgifter, ålagda disciplinåtgärder, hotad, diskriminerad, svartlistad inom din bransch, eller dylikt på grund av att du visselblåst.

Även om du skulle identifieras och utsättas för repressalier omfattas du fortfarande av skyddet, ifall du hade rimliga skäl att tro att missförhållandet som rapporterades var sann och inom visselblåsarlagens tillämpningsområde. Notera dock att det inte erhålls skydd ifall det är ett brott i sig att anskaffa eller ha tillgång till informationen som rapporterats.

Skyddet mot repressalier gäller även i rättsliga förfaranden, inbegripet avseende förtal, upphovsrättsintrång, brott mot tystnadsplikt, överträdelse av dataskyddsregler, röjande av företagshemligheter eller avseende ersättningsanspråk som bygger på privaträtt, offentlig rätt eller kollektiv arbetsrätt, och du ska inte åläggas ansvar av något slag som en följd av rapporter eller offentliggöranden under förutsättning att du hade rimliga skäl att tro att det var nödvändigt att rapportera eller offentliggöra sådan information för att avslöja ett missförhållande.

4.3 Offentliggörande av information

Skyddet gäller även vid offentliggörande av information. Det förutsätts då att du har rapporterat internt inom företaget och externt till en myndighet, eller direkt externt, och ingen lämplig åtgärd har vidtagits inom tre månader (i motiverade fall sex månader). Skydd erhålls även då du haft rimliga skäl att tro att det kan föreligga uppenbar fara för allmänintresset ifall det inte offentliggörs, exempelvis i en nödsituation. Samma gäller då det vid extern rapportering finns risk för repressalier eller att det är osannolikt att missförhållandet kommer avhjälpas på ett effektivt sätt, exempelvis vid risk för att bevis kan döljas eller förstöras.  

Notera dock att detta skydd inte tillämpas ifall du som rapporterande person utlämnar information direkt till medier i enlighet med ett annars gällande skyddssystem för yttrande- och informationsfriheten. Du har alltså fortfarande meddelarskydd och anskaffarfrihet där det är tillämpligt.

4.4 Rätt till genomgång av dokumentation vid möten med handläggare

Ifall du begärt ett möte med handläggare kommer denne/dessa att med ditt samtycke, säkerställa att fullständig och korrekt dokumentation av mötet bevaras i en varaktig och åtkomlig form. Detta sker genom att föra protokoll. Efteråt kommer du att få tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna protokollet genom att underteckna det.

5. GDPR och hantering av personuppgifter

Vi gör alltid vårt främsta för att skydda dig och dina personuppgifter. Vi säkerställer därför att vår hantering av dessa alltid är i enlighet med allmänna dataskyddsförordning (“GDPR”).

Förutom detta kommer samtliga personuppgifter utan relevans för ärendet att raderas och ärendet sparas endast så länge det är nödvändigt och proportionerligt att göra så. Som längst kommer ett ärende få behandlas två år efter dess avslutande. För mer information om vår hantering av personuppgifter se företagets policy om personuppgifter.

6. Ytterligare kontakt

Har du ytterligare frågor angående hur vi hanterar visselblåsarärenden är du alltid välkommen att kontakta handläggare.

6.1 Kontaktuppgifter till handläggare

Namn: Sofia Tunmats

Befattning: Head of HR

Email: sofia.tunmats@ssgsolutions.com 

Telefonnummer:  +46 709 49 25 13

 

Namn: Ida Karlsson

Befattning: Rådgivare Arbetsmiljö

Email: ida.karlsson@ssgsolutions.com   

Telefonnummer: +46 726 01 22 41

 

Ovan interna kontaktperson(er) kan komma att ta över ärendet från ärendehanterare, oavsett om ärendet bedöms vara en visselblåsning eller exempelvis ett personalärende.