Sikkert arbeidsmiljø i sommer – slik skaper du trygghet for vikarene

Ferievikarer er en viktig ressurs i sommermånedene. Ved å gi dem de rette forutsetningene og vise at arbeidsmiljøet tas på alvor og at sikkerhet og helse alltid kommer først, skaper vi ikke bare trygghet, men styrker også arbeidsplassens omdømme og attraktivitet for fremtiden.

Grunnleggende forutsetninger

Det kreves gode forberedelser for at ferievikarer skal kunne arbeide sikkert og samtidig bidra på en trygg og effektiv måte. Arbeidsmiljøet omfatter alt fra fysisk sikkerhet til en tydelig struktur og en imøtekommende kultur. Nytt personale har sjelden samme kjennskap til rutiner, risikoer og sikkerhetsregler som ordinære medarbeidere, og derfor må informasjon og introduksjon tilpasses deretter.

Tydelig introduksjon – en nøkkel til sikkerhet

En av de viktigste faktorene for en god start er en tydelig introduksjon. Den bør som et minimum inneholde:

• en gjennomgang av rutinene på arbeidsplassen
• kjennskap til risikoområder og verneutstyr
• en innføring i maskinene og prosessene som man forventes å arbeide med
• hvem man skal henvende seg til ved spørsmål eller hendelser
• Å bruke tid på introduksjonen reduserer risikoen for ulykker, øker tryggheten og gjør det enklere for vikaren å komme inn i arbeidsoppgavene.

Alle medarbeidere har rett til et godt arbeidsmiljø, uansett ansettelsesform. Det er lett å undervurdere behovet for støtte hos midlertidig ansatte, men de trenger i mange tilfeller mer veiledning enn andre. Ved å oppmuntre til åpen kommunikasjon, tilby veiledning og være lydhør for spørsmål, kan vi skape et miljø der også nye medarbeidere føler seg sett og inkludert.

Vær i forkant

Et trygt arbeidsmiljø for vikarer starter lenge før de går inn porten. Gjennom å:

• planlegge bemanningen i god tid
• sikre at rutiner og introduksjonsmateriell er oppdatert
• utpeke ansvarlige kontaktpersoner for nye medarbeidere

… øker sjansene for at sommeren blir trygg, produktiv og velfungerende – for både vikarer og ordinært personale.

I henhold til den svenske forskriften om systematisk arbeidsmiljøarbeid (AFS 2023:1):

 skal arbeidsgiveren sørge for at alle arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap om arbeidet og risikoene det medfører, slik at man kan forebygge helseproblemer og ulykker og oppnå et tilfredsstillende arbeidsmiljø.

For eventuelle alvorlige risikoer i arbeidet må det foreligge skriftlige instruksjoner for hvordan arbeidet skal utføres på en trygg måte. Instruksjonene må tilpasses målgruppen og holdes oppdatert.

Arbeidsgiveren kan gi arbeidstakerne kunnskap om arbeidsmiljøet ved å tilby opplæring og la dem delta i arbeidsmiljøarbeidet. Ofte trenger arbeidstakerne ny kunnskap ved endringer i arbeidsoppgaver, arbeidsutstyr, arbeidsmetoder, virksomhet, organisasjon eller etter langt fravær fra arbeidet.

Arbeidsgiveren bør gi arbeidstakerne kunnskap om arbeidet så tidlig som mulig. En introduksjon bør gi de ansatte forståelse for

1. det systematiske arbeidsmiljøarbeidet på arbeidsplassen,
2. egne arbeidsoppgaver, og hvordan de henger sammen med andres arbeidsoppgaver,
3. risikoene som finnes i virksomheten, og
4. hvem arbeidstakerne kan henvende seg til når det gjelder arbeidsmiljøspørsmål. 

Skriftlige instruksjoner ved alvorlige risikoer kan måtte kombineres med muntlige instruksjoner. Arbeidsgiveren bør sørge for at arbeidstakeren har forstått instruksjonene. Det er viktig at instruksjonene er tilgjengelige på arbeidsplassen.

Introduksjoner og instruksjoner bør tilpasses de ansattes forutsetninger, for eksempel alder, erfaring, språkkunnskaper og eventuell funksjonsnedsettelse.

Husk dette!

Den svenske forskriften AFS 2012:3 om mindreåriges arbeidsmiljø finnes fra 1. januar 2025 i AFS 2023:2 Planlegging og organisering av arbeidsmiljøarbeid – grunnleggende forpliktelser for deg med arbeidsgiveransvar.