En fungerande modell för systematiskt OSA-arbete

Grundarna av Human Resources Index Institute har inom ramen för ett mångårigt samarbete med Uppsala universitet utvecklat en effektiv modell som kallas STAMINA-modellen. Avsikten med modellen är att skapa en snabb och effektiv process, som ökar chefernas och de anställdas medvetenhet om hur arbetstiden bäst används. Målsättningen är också att göra chefer och medarbetare mer delaktiga i arbetsmiljöarbetet, samtidigt som både produktivitet och kvalitet förbättras.

STAMINA-modellen inleds med en webbfråga till arbetsgruppen: ”Vad kännetecknar din arbetssituation just nu? Allt ifrån ett till sju fritextsvar kan ges. För vart och ett av dessa fritextsvar ställs följdfrågorna:

1. Vilken inställning har du till det som du beskrev?
2. I vilken utsträckning kan du påverka detta?
3. Vilket område eller kategori tillhör det som du beskrev?

– Till webbfrågan har vi sedan lagt till några utvärderingsfrågor, som handlar om upplevd rättvisa, sömn och produktivitet. Det kan handla om exempelvis nedsatt produktivitet på grund av sjukdom, det vill säga att folk är på jobbet men inte orkar prestera. Vi försöker på detta sätt hitta olika tidstjuvar i systemet, säger Magnus Svartengren, professor vid Institutionen för Medicinska Vetenskaper.

Exakta HRI-index

Utifrån webbfrågan beräknas sedan ett HRI-(Human Resources Index)-index, som i diagramform visualiserar individernas upplevelse av sin arbetssituation. Index-diagrammet kompletteras också med ett fokusdiagram uppdelat på tio områden/kategorier, där hela gruppens fokus räknas fram utifrån fritextsvaren. HRI har med tiden visat sig väldigt exakt kunna prognostisera gruppens risk för framtida sjukskrivningar.

Workshop och omedelbar handling

Svaren återkopplas sedan till gruppen.

– Till skillnad från många andra medarbetarundersökningar kan gruppen genast ta tag i problemen. Tanken är att akut gå igenom vad gruppen själv kan påverka för att minska den röda tiden och istället fylla på med gul tid, som är viktig för utvecklingen och grön tid som är själva produktionen. Detta sätt att jobba gör det också möjligt att utveckla gruppen, säger Magnus Svartengren.

Rapporten utgör sedan utgångspunkten för en workshop där man får tillfälle att gemensamt reflektera över arbetsmiljöläget och starta ett tankeutbyte i mindre dialoggrupper. Detta mynnar därefter ut och konkretiseras i olika aktivitetsplaner, som genomförs och följs upp.

Uppföljning och upprepning

Denna process upprepas vid totalt tre tillfällen under ett år. Genom upprepningen går det att göra jämförelser mot tidigare. Har vi kommit tillrätta med problemen eller ser det likadant ut som tidigare och varför i så fall?

– Hela stamina-projeket handlar om att skapa en struktur för att jobba med OSA och systematiskt arbetsmiljöarbete i syfte att åstadkomma resultat, säger Magnus Svartengren.

Positiva resultat

STAMINA-modellen har inledningsvis testats inom offentlig verksamhet – i kommuner och inom sjukvården.

– Vi har sett att det oftast tar en liten stund att komma igång, men redan efter ett år har man lärt sig mycket och då brukar arbetet ta ordentlig fart. Vi har kunnat konstantera mer engagerade anställda och betydligt nöjdare chefer. Cheferna är överraskade över medarbetarnas engagemang och klokskap. Dessutom kan de beslut som fattas snabbt genomföras, eftersom de redan förankrade bland de anställda. Ett annat positivt resultat är att i en digitaliserad diskussion blir fler medarbetare aktiva. Medvetenheten och samtalen om arbetsmiljöfrågor ökar, även när det gäller svårare frågor. Dessutom upplevs signalen till personalen som positiv, att deras åsikter och lösningar är viktiga för verksamheten.

Lämplig för industrin

Magnus Svartengren ser gärna att Stamina-modellen nu sprids även inom industrin.

– Metoden har använts med framgång inom offentliga organisationer. Fördelen är det strukturerade arbetssättet, återkopplingen vad gäller HRI och en effektivare användning av arbetsgruppens tid. Det brukar kännas motiverande för alla parter. Jag tror dessutom att industrin har lättare att ta till sig tillvägagångssättet än offentlig verksamhet, eftersom den privata industrin har kommit mycket längre i arbetsmiljöarbetet och dessutom är van vid att arbeta med systematik och tydliga mål, slutar Magnus Svartengren.

SSG Säkerhetskonferens

Under SSG Säkerhetskonferens 2019 föreläste Magnus Svartengren om OSA och STAMINA-modellen. Vill du veta mer och besöka nästa SSG Säkerhetskonferens, klicka här.

Fotnot: STAMINA är en akronym för ”Strukturerat och Tidseffektivt Arbetssätt och Metoder för ett INkluderande Arbetsliv”.