Så får du bästa nytta av motparten i en upphandling

Det är viktigt att ta en steg tillbaka och påminna sig om vilket ansvar och kunnande parterna har vid upphandling till och för industrin. Anna-Karin Bohman, processledare för utveckling av SSGs Leveranskontrakt och i SSGs Kontraktskommitté, delar med sig av sina tankar.

Under de senaste fem till sex åren har parterna vid större upphandlingar i högre utsträckning än tidigare varit benägna att göra avsteg från beprövade villkor. Ingen enskild part kan lastas för det, men det är oroande när avstegen görs i projekt utan direkt assistans av egen eller inhyrd jurist, SSG eller motsvarande.

Grunden för upphandlingar som utförs med det ”verktyg” SSG erbjuder, det vill säga SSG Leveranskontrakt, är att varje part ska göra det denne är bäst skickad att göra. Man upprätthåller på så sätt en tydlig rågång mellan varje parts ansvar (arbete, tid, kostnader och leveranser) och kunnande. Alla standardkontrakt, inklusive det som SSG erbjuder, har sina fördelar och begränsningar, och handlar om ansvar, konsekvenser och risker.

Tillverkare av glas, papper, stål med flera känner sin marknad och vet med stor säkerhet vad marknaden efterfrågar. Vid nyinvesteringar är det viktigt att beställaren har fokus på att orka med att tydligt till sina leverantörer kommunicera vad man vill åstadkomma för att möta sin marknad, det vill säga vilket resultat/funktion som ska uppnås. Det låter enkelt men låter sig inte göras alldeles enkelt alla gånger.

Leverantörer till industrin har en expertroll med hur något ska utföras och behöver då godkänna eller avvisa låg- eller högtflygande behov som framställs av beställaren vid en förfrågan. Det kan vara frestande för parterna att forcera för att komma till skott för att hålla förväntad tidplan.

Det generella rådet är att hålla ned antalet avvikelser. Detta för att behålla det helhetskoncept som ett standardkontrakt, SSG eller annat, innebär. En klausul som på ett eller annat sätt hängt med i 20-40 år bör behandlas med eftertanke då den med all säkerhet grundar sig på något problem som någon råkat ut för i något läge. Befogade ändringar ska givetvis göras och vad som är befogat får avtalas vid behov.

Fem allmänna tips till beställare och leverantörer

1. Använd kontraktsbilagor från SSG vid förfrågan för att minska tidsåtgång. Arbeta fram tydliga funktionsbeskrivningar och anpassade kravspecifikationer.
2. Respektera motpartens roll och dennes ansvar i enlighet med kontraktet.
3. Utbilda både säljare/projekt samt inköp/projekt kontinuerligt om kontraktets innehåll.
4. Följ upp och håll kontraktet uppdaterat med de ändringar som görs under projektets gång.
5. Följ upp efter övertagande/godkännande för fördjupad framtida kunskap.

Några praktiska tips

• Beskriv montageplatsen tydligt (gärna med markerad karta eller annat om området är stort).
• Använd de fyra blanketter som ingår i SSG Leveranskontrakt för anmälan av montageklart, provdrift, övertagande och godkännande.
• Håll koll på att montageförsäkring är aktiv om intrimning/provdrift pågår längre än fyra veckor.
• Beställare är automatiskt medförsäkrad i leverantörens montageförsäkring hos de flesta nordeuropeiska försäkringsgivare och avvikelser från detta behöver inte läggas in.